MENU
   
Welcome!! Register or Login

    Job details


Offre d'emploi: Management assistent(e) (m/v/x):KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS

Job description:

Management assistent(e) (m/v/x)

KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS
CNG19159
   » Contractuel
   » Bachelier (enseignement supérieur de type court)
1 poste(s)
appliquer jusqu'au 25-10-2019
appliquer
   »
   »
   »

 

   » Jobinhoud
   » Werkgever
   » Profiel
   » Wij bieden
   » Selectieprocedure
   » Solliciteren
   » Gelijke kansen en diversiteit
   » Contactgegevens Selor
Jobinhoud
   » Je biedt ondersteuning bij het beheer van de agenda van de algemeen directeur
   » Je plant vergaderingen in, nodigt de deelnemers uit, reserveert de zalen en maakt na afloop een verslag op in de taal van de vergadering (NL of FR)
   » Jestelt brieven, dienstnota's en verschillende documenten op
   » Je beheert, samen met de verantwoordelijke de interne communicatiekanalen
   » Je beantwoordt Emails en telefonische oproepen
   » Je vertaalt korte nota's of documenten (naar het Nederlands)
   » Je filtert de vragen aan de Algemeen Directeur en maakt, op verzoek, een ontwerp van antwoord op
   » Je beheert op een vooruitstrevende digitale manier de documenten van het directiesecretariaat
   » Je zoekt oplossingen voor kleine problemen die op het directiesecretariaat terechtkomen
Je wordt tewerkgesteld in een tweetalige omgeving. Als managementassistent(e)is het een belangrijk deel van de functie om de diverse partijen verder tehelpen in zowel het Frans als het Nederlands.
Meer info over de jobinhoud?

Backeljauw Danny - Hoofd ondersteunende diensten bij KMKG
Tel: 02/741 72 03
Email: d.backeljauw@kmkg-mrah.be

Werkgever
Er is één vacature bij het secretariaat van de algemene directie van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG) (Jubelpark 10, 1000 Brussel).
Deze dienst bestaat uit twee secretarissen en is belast met het secretariaat van de algemeen directeur.

De Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis zijn Belgische Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI) die ressorteren onder de Programmatorische Overheidsdienst (POD) Wetenschapsbeleid.

De musea groeperen verschillende in Brussel gevestigde musea: het Museum voor Kunst en Geschiedenis, het Muziekinstrumentenmuseum, de Musea van het Verre Oosten en de Hallepoort. Samen vormen zij één van de tien Federale Wetenschappelijke Instellingen. Zij herbergen één van de grootste en meest verscheiden kunstcollecties van België.

Het Museum voor Kunst en Geschiedenis stelt een ruim Wij bieden van voorwerpen uit de vijf continenten voor. Een gedeelte van de collecties is gewijd aan de nationale archeologie (een van de belangrijkste in België) en aan de oudheid. In een andere sectie komen de niet-Europese beschavingen aan bod van Azië, Amerika (pré-colombiaanse beschavingen en huidige traditionele maatschappijen), Oceanië (met onder andere prachtige voorwerpen afkomstig van het Paaseiland) en de islamwereld alsook de Europese kunstnijverheid, van de middeleeuwen tot de XXe eeuw.

Het Muziekinstrumentenmuseum (MIM) op de Kunstberg verzamelt een van de grootste collecties van muziekinstrumenten ter wereld (meer dan 7.000 instrumenten).

De Musea van het Verre Oosten omvatten de Japanse Toren en het Chinees Paviljoen, alsook het Museum voor Japanse Kunst. Deze musea zijn momenteel gesloten om veiligheidsredenen.

De Hallepoort , als laatste overblijfsel van de tweede omwalling van Brussel, stelt geregeld tentoonstellingen voor met onder andere de stad als thema.

Profiel

Competenties

Gedragsgerichte competenties
   » Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
   » Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
   » Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
   » Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
   » Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
   » Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
   » Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
Technische competenties

   » Je beschikt over goede schriftelijke communicatie vaardigheden
   » Je beschikt over goede mondelinge communicatie vaardigheden
Redeneervaardigheden
   » Vermogen om administratieve gegevens te contfunctionren en te ordenen.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Niet vereist, wel een troef
   » Aangezien je in een tweetalige werkomgeving wordt tewerkgesteld, is een gedegen kennis van het Frans en het Nederlands (zowel schriftelijk als mondeling) ten zeerste aanbevolen
   » Kennis van het Engels
   » Kennis van de courante softwarepakketten

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum

1a. met vereiste werkkennis (zie punt 2):

   » diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
   » diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
   » getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
   » diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
   » diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
OF
1b. zonder vereiste werkervaring:
   » Diploma van het hoger onderwijs (b.v. graduaat, professionele bachelor) uitgereikt door een Belgische hogeschool na tenminste 2 of 3 jaar studie in een afdeling office management.
Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.


Hoe nog deelnemen qua diploma?

   » Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
   » Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
   »je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
   » in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland?
Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij deVlaamse Overheiden bezorg het aan Selor.
   » in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland?
Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij deVlaamse Overheiden bezorg het aan Selor.
   »Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je danonline inschrijven.
Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

2. Vereiste kennis op de uiterste inschrijvingsdatum:

Een significante professionele kennis van minstens2 jaar in de administratieve en organisatorische ondersteuning van de manager en/of zijn managementteam, verdeeld over ten minste2 van de onderstaande taken:
   » agendabeheer
   » beheer van briefwisseling en mailverkeer van de manager
   » organisatie van vergaderingen
   » opmaken van verslagen
Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum.

Wij bieden

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven via een contract vanonbepaalde duur alsmanagement assistent(e) (niveau B) met de bijhorende weddeschaal.

Loon
Minimum aanvangswedde: 29.602,7667 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen
   » mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie, na slagen op een officiële taaltest
   » uitgebreid opleidingsWij bieden (te volgen tijdens de werkuren)
   » voordelige hospitalisatieverzekering
   » gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
   » voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
   » mogelijkheid voor een fietsvergoeding
   » allerlei sociale voordelen
   » gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
   » mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
   » glijdende werkuren in een 38-uren weekOntdek alle informatie (extrapremies en toelagen, ...)en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Selectieprocedure

Opgelet
   »Raadpleeg vaak het tabblad 'Mijn screeningsprocedures' in je online-account 'Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
   »Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld 'Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
   »Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent , dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
   »Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test , neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld 'Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
   » We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent .

Selectietesten

1. Generieke screening (ongeveer 3u30)

De eerste test is een vaardigheidstest. Met deze abstracte redeneertest gaan we na hoe snel jij verbanden ziet volgens een bepaalde logica, iets kan doorgronden of principes en regels ziet.

De tweede test is een 'in-baskettest'. Deze test meet je competenties voor het omgaan met informatie en taken. Vanuit een fictieve Emailbox moet je in een bepaalde tijd zoveel mogelijk mails behandelen. Je schat de prioriteiten in, welke acties je zal ondernemen, hoe je deze zal plannen en wie je hierbij betrekt.

De derde test is een situatiebeoordelingstest. Deze test meet een aantal competenties voor het omgaan met relaties en het omgaan met je eigen functioneren. De test bestaat uit verschillende situaties in een bepaalde context. Bij elke situatie krijg je verschillende reacties waarover je moet oordelen en je geeft telkens aan hoe gepast je die bepaalde reactie vindt.

Als je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 hebt voor elke test. In totaal moet je ten minste 50 punten op 100 hebben.


Ben je geslaagd voor deze generieke screening?

Dan ontvang je een vrijstelling voor 3 jaar, te rekenen vanaf de dag dat je je resultaat ontvangt. Opgelet: als je vrijstelling eindigt voor de uiterste inschrijvingsdatum van deze selectie, moet je wel opnieuw deelnemen aan de testen van de generieke screening.

Ben je niet geslaagd voor deze generieke screening?
Dan mag je gedurende 6 maanden niet deelnemen aan de generieke screening op dit niveau of een hoger niveau. Hier wordt gerekend vanaf de dag dat je je proef hebt afgelegd.

Wanneer vinden de testen plaats?

Ik heb nog geen vrijstelling voor de generieke screening
Onmiddellijk na je sollicitatie zal je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren voor de generieke screening .

Ik heb een vrijstelling voor de generieke screening
Ten vroegste10 dagen na de uiterste inschrijvingsdatum kan je dan inschrijven voor de functiespecifieke screening via het postvak 'Mijn berichten en taken' van Mijn Selor. Je zal zien dat er vele data beschikbaar zijn in de kalender van de testen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test , want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en/of de vereiste significante professionele kennis hebt. De screening van de kennis gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in 'Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor kennis vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkkennis in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

2. Functiespecifieke screening

2.1. Event 1: Computergestuurde proef (+/- 1u30)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de generieke screening. Via een geïnformatiseerde testworden volgende competenties en redeneervaardigheden gemeten: problemen oplossen, stress beheren en je vermogen omadministratieve gegevens te contfunctionren en ordenen.
Als je bent voor dit eventgeslaagd als je ten minste10 punten op20 behaaltvoor het totaal op deze 2 testen. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste8 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.
Deze proef zal plaatsvinden rondmidden/eind november 2019. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test , want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.
2.2. Event 2: Interview + case (1u voorbereiding en +/- 1u15 interview):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties en technischecompetenties overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om die voor te bereiden.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Als je bent geslaagd als je ten minste21 punten op35 behaalt.

Deze proef zal plaatsvindenin de loop van december 2019. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in teschrijven voor de test , want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?


Meer info over de selectieprocedure?

Informeer bij de contactpersoon van Selor(zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account 'Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus vaak om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

   »redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).

Procedure:
   »Stap 1: Vink de maatregel "ik wens redelijke aanpassingen" aan
   »Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
   »Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
   »Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
   »als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.
   »Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobWij bieden ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever. Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening, event 2.2.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum8 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.
Solliciteren
Solliciteren kan tot en met 25 oktober 2019.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in 'Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of Email.

Diploma opladen

Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.
Gelijke kansen en diversiteit
Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, ..., spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.

Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?
Kijk in deze jobomschrijving bij 'Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,...).

Meer info over ons diversiteitsbeleid?
Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.
Contactgegevens Selor
Contactpersoon Selor
Annick De Smedt - Administratief assistent
Tel.:02/740.74.39
Email: annick.desmedt@bosa.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving

Skills:

Job Category: Customer Service [ View All Customer Service Jobs ]
Language requirements:
Employment type:
Salary: Unspecified
Degree: Unspecified
Experience (year): Unspecified
Job Location: Ander
Company Type Employer
Post Date: 10/10/2019 / Viewed 11 times
Contact Information
Company: KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS
Contact Email: d.backeljauw@kmkg-mrah.be


Apply Online

Job Category:
Job Location:   
Enter Keywords (e.g. Consultant, IT):